In een particulier onderzoek is het soms noodzakelijk om gegevens of materialen te verkrijgen van iemand anders dan de opdrachtgever van het onderzoek. De afgifte van deze gegevens of materialen ten behoeve van het onderzoek vindt bijna altijd plaats op basis van vrijwillige medewerking. De betrokkene moet toestemming geven.
De toestemming die gegeven wordt moet wel aan een aantal voorwaarden voldoen om ook te kunnen gelden als vrijwillig gegeven toestemming.
Een toestemming die afgedwongen wordt (je moet meewerken want anders….) is natuurlijk geen vrijwillig gegeven toestemming.
In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat toestemming opgenomen als één van de grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens. In de AVG zijn ook de voorwaarden vastgesteld waar deze toestemming aan moet voldoen.
Vrijelijk gegeven
De toestemming moet vrijelijk gegeven worden. Dit houdt in dat er geen voorwaarden of negatieve consequenties mogen worden verbonden aan het wel of niet geven van toestemming. ‘Als je geen toestemming geeft, dan [negatief gevolg voor de betrokkene]’ kan dus niet. Ook de opdrachtgever mag geen consequenties verbinden aan de weigering om mee te werken aan een onderzoek.
Van een particulier onderzoek gaat uit zichzelf al een bepaalde druk uit. De betrokkene zal mogelijk het gevoel hebben dat hij wordt verdacht van betrokkenheid bij een situatie. Of het idee dat hij zich wel moet verweren. Zeker wanneer de betrokkene afhankelijk is van de opdrachtgever van het onderzoek (bijvoorbeeld bij een werknemer-werkgever relatie), zal de betrokkene een bepaalde mate van druk voelen om mee te werken aan het onderzoek.
Hier moet heel voorzichtig mee worden omgegaan. De PO moet ervoor waken dat de toestemming tot medewerking geheel vrij wordt gegeven door de betrokkene.
Een ongewenst gevolg kan wel zijn dat het onderzoek niet plaats kan vinden en dat de situatie niet opgehelderd wordt. Toch kan dit geen reden zijn om een conclusie te trekken over de rol van de betrokkene bij de situatie die wordt onderzocht.
Specifiek
De toestemming moet specifiek zijn. De toestemming kan niet in algemene bewoordingen plaatsvinden, zodat vervolgens alle gegevens van de betrokkene naar wens kunnen worden verwerkt in het onderzoek. Bij het geven van de toestemming moet specifiek worden aangegeven waarvoor toestemming wordt gegeven en welke gegevens via de toestemming mogen worden verwerkt.
‘Ik geef toestemming voor de verwerking van mijn persoonsgegevens ten behoeve van het onderzoek’ is niet specifiek genoeg. Hieruit wordt immers niet duidelijk welke gegevens verwerkt gaan worden en welk doel met de gegevens wordt nagestreefd. ‘Ik geef toestemming voor de verwerking van mijn vingerafdrukkensignalement teneinde mijn vingerafdrukkensignalement te kunnen vergelijken met aangetroffen dactyloscopische sporen in onderzoek XXX’ is veel specifieker.
De specifieke omschrijving maakt dat de betrokkene zijn toestemming expliciet geeft voor de verwerking waar hij voor gevraagd wordt. Mocht later in het onderzoek bijvoorbeeld ook een DNA-profiel moeten worden opgemaakt van dezelfde betrokkene, zal hiervoor opnieuw toestemming moeten worden gevraagd. Toestemming voor een DNA-onderzoek is immers nog niet gegeven.
Geïnformeerd
De betrokkene moet goed geïnformeerd worden over waar hij toestemming voor geeft en wat er gaat gebeuren met zijn gegevens.
Dat gaat verder dan uitleg over het onderzoek, de mogelijke onderzoeksresultaten en de betekenis van deze resultaten.
Ook informatie over bijvoorbeeld hoe zijn gegevens worden verwerkt en hoe lang zijn gegevens worden bewaard moeten aan de betrokkene worden verstrekt. Op deze manier kan hij een goede afweging maken of hij toestemming wil geven voor het verwerken van zijn gegevens.
Ondubbelzinnig
Er mag geen twijfel over bestaan dat de betrokkene zijn toestemming heeft gegeven. De betrokkene moet zelf met een actieve handeling toestemming geven voor het verwerken van zijn gegevens. Dat kan zijn door het plaatsen van een vinkje in een digitaal bestand of het zetten van een handtekening op een formulier waarop om de toestemming voor verwerking van gegevens wordt gevraagd.
Aantonen toestemming
De persoon of organisatie die de gegevens wil verwerken moet kunnen aantonen dat de toestemming volgens alle voorwaarden is verkregen. Het is dus raadzaam om de toestemming schriftelijk vast te leggen.
Intrekken toestemming
De betrokkene moet zijn toestemming ook weer kunnen intrekken. Als een betrokkene dat doet, is de verwerking van zijn gegevens voorafgaand aan de intrekking nog steeds legitiem. De verwerking moet wel stoppen op het moment dat de betrokkene zijn toestemming intrekt (met uitzondering van de wettelijke verplichting van de verwerkende organisatie, zoals bijvoorbeeld bewaarplicht).
Het intrekken van de toestemming moet voor de betrokkene net zo eenvoudig zijn als het geven van de toestemming. En de mogelijkheid tot intrekken van toestemming moet aan de betrokkene bekend worden gemaakt voordat de betrokkene zijn toestemming geeft.
Toestemming
De meeste betrokkenen zullen meewerken aan het onderzoek als duidelijk is wat er gaat gebeuren met het materiaal en wat de onderzoeksresultaten zullen ophelderen in de situatie. De juiste manier van toestemming vragen én krijgen, helpt alle partijen in het onderzoek.
Samen naar de waarheid!
Cynthia
