Grote bedrijven zoals banken en verzekeringsmaatschappijen hebben in het afgelopen decennium hun administratie gedigitaliseerd.
Dat heeft veel voordelen; Er is minder opslagruimte nodig, documenten kunnen gemakkelijker en sneller worden teruggevonden en de kans op verlies van de documenten door brand, diefstal, overstromingen of andere rampen is een stuk kleiner. En ook raken documenten minder gemakkelijk kwijt doordat ze in een verkeerd dossier zijn beland.
Toch zitten er ook nadelen aan de digitalisering van de gehele administratie.
Overeenkomsten worden bekrachtigd met een handtekening. De handtekening is de identificatie waarmee iemand aangeeft akkoord te gaan met de beschreven bepalingen in de overeenkomst.
Wanneer er later een conflict ontstaat worden partijen middels de handtekening gehouden aan naleving van de bepalingen in de overeenkomst.
Als een van de betrokken partijen later aangeeft de handtekening niet te hebben geplaatst, kan een authenticiteitsonderzoek aan de handtekening uitkomst bieden.
En op dit moment kan de digitalisering het onderzoek belemmeren.
Belang van originele handtekening
Handtekeningonderzoek vindt (indien mogelijk) altijd plaats op de originele overeenkomst (de overeenkomst waarop de balpeninkt aanwezig is). De deskundige kan aan de originele handtekening enkele factoren van de handtekening onderzoeken, die niet meer zichtbaar zijn op een kopie van een geschreven handtekening of tekst. Het gaat hierbij onder andere om lijnkwaliteit, schrijfdruk en schrijfrichting.
Wanneer een kopie of scan van een origineel document zijn gemaakt, verdwijnen deze kenmerken. Zeker wanneer een document in meerdere fasen wordt gereproduceerd (een kopie van een kopie, van een print van een scan…), verdwijnen deze factoren in rap tempo.
Wanneer alle overeenkomsten in digitale vorm worden opgeslagen en de originele documenten worden vernietigd, wordt de mogelijkheid om onderzoek uit te voeren lastiger.
Voor de bewijswaarde van een handtekening onder een overeenkomst is het dus van belang om daadwerkelijk de inktlijnen op papier te bewaren.
Als een onderzoek naar de authenticiteit van de handtekening niet meer mogelijk is, en het dus lastiger is om achteraf aan te tonen dat de overeenkomst daadwerkelijk op de beschreven wijze is overeengekomen en middels een handtekening is het ook lastiger om de betrokken partijen te houden aan de overeengekomen bepalingen.
Digitalisering
Digitalisering is een mooie ontwikkeling die vele voordelen met zich meebrengt. Maar er zitten ook nadelen aan. Wellicht moeten we gaan nadenken over andere manieren om overeenkomsten te sluiten en onderschrijving van partijen aan te tonen.
Maar totdat het zover is, zou ik willen adviseren om zoveel mogelijk originele afschriften van overeenkomsten te bewaren voor het geval er ooit een onderzoek nodig mocht zijn.
Samen naar de waarheid!
Cynthia
